חידושים באאוטלוק (מותאם לגרסת 2002)
נכתב ב9/1/2001, עודכן לאחרונה ב 31/1/2004
משלוח ב e-mail
ישנן מספר דרכים לשליחת מכתב בדואר אלקטרוני:הדרך הראשונה היא פתיחת תוכנת הדואר (למשל outlook), פתיחת הודעה חדשה, כתיבת הנמען ונושא, והוספת המסמך ע"י פקודת "הוספה - קובץ".
דרך זו מסורבלת, היות ויש צורך לעבור בין הספריות עד מציאת הקובץ אותו רוצים לשלוח.
החל בגרסת 2000
נוספה דרך שנייה, בה ניתן לשלוח כל מסמך פתוח,
ישירות מתוך תפריט "שלח אל" שבתפריט "קובץ"
ביישום בו עובדים.
בבחירת האפשרות נפתח תפריט
בו ישנן מספר חלופות:
השורה
הראשונה היא "נמען דואר",
בבחירתה יפתח סרגל שליחת מכתב של האוטלוק, (או
תוכנת דואר אחרת המוגדרת כברירת מחדל) בו ניתן
להוסיף נמען, (גם מתוך ספר הטלפונים הפנימי)
ונושא, כפתור השליחה משנה את שמו ל"שלח עותק",
ונשלחת הודעת דואר בה המסמך משולב בהודעה.
המקבל לא צריך להתעסק עם פתיחת קובץ מצורף, אלא
רואה את המסמך על המסך, (גם אם לא מותקן word
במחשב שלו) אבל ישנה בעיה בהצגת אלמנטים גראפיים,
טבלאות ותיבות טקסט, לכן חלופה זו מתאימה רק
למסמכי טקסט נקיים.
(הערה - אם מתחרטים ולא רוצים לשלוח יש לבחור פעם
נוספת ב"קובץ-שלח אל-נמען דואר" וסרגלי האוטלוק
ייעלמו)
השורה השנייה - נמען דואר (לסקירה), ראה הרחבה של
הנושא
ניתן להשתמש באופציה זו בכדי לשלוח לנמען קובץ לסקירה.
כששולחים קובץ בדרך זו, נוצר באופן אוטומטי טופס בקשת סקירה עם הרכיבים הבאים:
קישור, מסמך מצורף (או גם שניהם יחד, תלוי במיקום הקובץ:
במחשב שלך בלבד-הקובץ מוצמד אוטומטית לבקשת הסקירה, במיקום משותף כשרת רשת-בקשת
הסקירה מכילה קישור למיקום משותף ויש לך אפשרות לכלול את הקובץ כמסמך מצורף.),
דגל המשך טיפול, טקסט ההודעה עבור הבודק.
כשהבודק מקבל את הקובץ, כלי הסקירה מופעלים ומוצגים.
הקבצים המוחזרים מהבודק מציגים לך באופן אוטומטי בקשה למזג את השינויים, באפשרותך
להשתמש בכלי הסקירה על-מנת לקבל או לדחות את השינויים.
השורה השלישית והנפוצה ביותר היא צירוף המסמך להודעה כמסמך
מצורף.
נוצרת הודעת דואר חדשה, בה המסמך הנוכחי
מצורף. כמובן שהנמען יוכל לראות את תוכן המסמך
רק אם מותקנת אצלו תוכנת word.
דרך שלישית לשליחת מסמך: אם רואים את המסמך ברשימת
המסמכים שבתיקיה, לוחצים על שם המסמך בעזרת מקש
ימין של העכבר, נפתח תפריט בו יש לבחור ב"שלח אל" (או send to), נפתח תפריט משנה
בו יש לבחור ב"נמען דואר" (או mail recipient).
ניתן גם להגדיר את word כעורך הדואר האלקטרוני, ולעבד את המסמכים בתוך הודעת הדואר.
או ליצור הודעת מייל חדשה מתוך תוכנת Word: בתפריט קובץ, לחץ על חדש. בחלונית המשימות מסמך חדש, תחת חדש, לחץ על הודעת דואר אלקטרוני ריקה. מכאן, המשך כבכל הודעת מייל רגילה.
דרך רביעית:
מי ששולח הרבה מסמכים יכול ליצור צלמית מתאימה
בסרגל הכלים, כך שלחיצה עליה תפתח מיידית מסך
פתיחת שליחת מסמך מצורף.
אופציה זאת אפשרית בכל אחת מתוכנות האופיס
(word, excel, power-point)
| * | פתח את התוכנה איתה אתה עובד. |
| * | לחץ עם כפתור ימין של העכבר במקום כלשהו על אחד מסרגלי הכלים הקיימים.(אפשר להגיע לתיבת התאמה אישית גם על ידי לחיצה כפולה
עם העכבר על שטח ריק באחד מסרגלי הכלים) תיפתח רשימת כל סרגלי הכלים (אפשר להגיע לאותה רשימה דרך תפריט "תצוגה" - "סרגלי כלים") |
| * | בחר בשורה התחתונה "התאמה אישית". |
| * | בתיבת הדו-שיח שנפתחה עבור ללשונית "פקודות". |
| * | החלון מחולק לשני חלקים, בחלק הימני (קטגוריות) וודא שהסמן עומד על
"קובץ" בחלק השמאלי (פקודות) יש לבחור בפקודה "נמען דואר (כמסמך מצורף) " (ליד פקודה זו יש צלמית של מעטפה עם אטב משרדי).  |
| * | גרור את הצלמית לאחד מסרגלי הכלים. |
*-*. הסרת הצלמית מסרגל הכלים - ע"י פתיחת חלון
התאמה אישית, קליק ימני על הצלמית, ובחירה
ב"מחיקה" , או גרירתו חזרה לאזור הפקודות.
המשימה בוצעה, מעכשיו בכל פעם שתלחץ על הצלמית,
ייפתח חלון שליחת הודעת דואר, ובתוכו הקובץ
עליו אתה עובד כעת, מצורף כנספח להודעה. רק
לרשום כתובת ולשלוח...
חידושים נוספים ב outlook
שופר ה outlook ככלי העבודה העיקרי,
פרט לניהול הדואר, המשימות, התזכורות, הפתקים,
לוחות הזמנים ואנשי הקשר, תוכנת האוטלוק תוכננה
להיות כלי העבודה העיקרי של המשתמש.
כל הפונקציות של "המחשב שלי" נשתלו ב outlook, כך
שאין צורף לצאת ממנו אל שולחן העבודה, או אל
הסייר, וניתן להשתמש בו ככלי העבודה הבלעדי.
למצוא בעזרתו קבצים, לפתוח אותם או להדפיסם,
להעתיק ולהעביר אותם, ועוד.
למשל - לחצה על סרגל "קיצורי דרך אחרים" המופיע
בצד שמאל, תגרום להופעת שלושה סמלים במסגרת
הימנית, "המחשב שלי" "המסמכים שלי" ו"מועדפים".
לחיצה על סמל "המסמכים שלי" תפתח את חלון הסייר
בתוך ה outlook.
בתפריט "כלים" ניתן לבחור ב"חפש" ואז "חיפוש מתקדם", ותתקבל
תיבת הדו-שיח הבאה:
בעזרתה ניתן למצוא קבצים, תיקיות, משימות, ערכי
יומן ועוד.
תיבת דו-שיח זו משוכללת מעט מזו של תוכנת
החלונות, וניתן להגיע אליה ישירות בעזרת
"start" --> "search" --> "using microsoft outlook"
