עידכון אחרון: מרץ 2001
הפיכת העבודה לקלה יותר באופיס 2000:
הגעה בשמירה ל my document:
בתפריט שמירה בשם, בסרגל החדש "שמור בשם" אשר בצד שמאל, יש כפתור "שולחן עבודה" וכפתור "המסמכים שלי" בעזרתם ניתן לנווט במהירות לכונן/ספריה הרצוי.
הדפסה מהירה
קובץ --> פתיחה, בחר בקובץ, אם אתה רוצה יותר מקובץ אחד - בחר את הקבצים הנוספים בעזרת מקש ctrl, לחץ על "כלים" שבסרגל העליון בצד ימין, ובחר ב"הדפס"
שימוש בתפריטים וסרגלי כלים מותאמים אישית:
הצגת הפקודות הנמצאות בשימוש תכוף בלבד:
יישומי Office2000 מציגים בתפריטים ובסרגלי הכלים
המותאמים אישית רק את הפריטים בהם נעשה שימוש
לעיתים קרובות.
אחרי ההתקנה התפריטים וסרגלי הכלים מציגים פקודות
ולחצנים בסיסיים.
במהלך העבודה הפקודות והלחצנים בהם נעשה השימוש
התכוף ביותר מאוחסנים כהגדרות אישיות ומוצגים
בתפריטים וסרגלי כלים.
ניתן להרחיב בקלות תפריטים להצגת כל הפקודות של
Office. לאחר לחיצה על פקודה, היא תופיע בתפריט
המותאם אישית של המשתמש.
חיפוש פקודות תפריט :
כדי לחפש פקודת תפריט שאינה מופיעה, לחץ על החיצים
בתחתית התפריט.
התפריט מתרחב כדי להציג פקודות נוספות. ניתן
להרחיב את התפריט גם על-ידי לחיצה כפולה עליו.
הרחבת תפריט אחד מביאה להרחבת כל התפריטים עד
לבחירה בפקודה או ביצוע פעולה אחרת. המערכת
תוסיף באופן אוטומטי כל פקודה שתלחץ עליה בתפריט
המורחב לגרסא האישית (הקצרה) של התפריט. אם
תפסיק להשתמש בפקודה לזמן כלשהו, Word יפסיק
להציג אותה בגרסא הקצרה של התפריט. אם רצונך
בכך, באפשרותך לקבוע כי Word תמיד יציג את ערכת
הפקודות המלאה עבור כל תפריט.
לחצני סרגל כלים:
לפי ברירת המחדל של ההתקנה, סרגלי הכלים עיצוב
ורגיל חולקים ביניהם שטח בשורה בודדת כך שיש
יותר שטח מסך פנוי לעבודה.
כשלוחצים על איקון בסרגל כלים, איקון זה מתווסף
אל סרגלי הכלים המותאמים אישית במסך. ניתן גם
לבצע התאמה אישית של סרגלי כלים.
כשמספר סרגלי כלים חולקים אותה שורה, ייתכן שהם
יציגו רק את האיקונים בהם נעשה שימוש לאחרונה.
כדי לחפש איקון שאינו מופיע בסרגל כלים, יש
ללחוץ על הלחצן "לחצנים נוספים" (מלבן קטן עם
שני חצים שמאלה וחץ כלפי מטה) בקצה הימני של
סרגל הכלים,
נפתח מלבן בו מוצגים האיקונים הנוספים, וישנה
האפשרות "הוסף או הסר לחצנים" בה ניתן לבחור
לחצנים שאינם מסומנים כעת או להסיר את הסימון
מלחצנים שאינך זקוק להם.
בעת שימוש באיקון שאינו מוצג בסרגל כלים, היישום
מעביר את האיקון אל סרגל הכלים ולאחר מכן מעביר
איקון שלא היה בשימוש לאחרונה לרשימה "לחצנים
נוספים".
באפשרותך גם לשנות את גודלו של סרגל כלים כך
שיציג איקונים נוספים, או שבאפשרותך להציג את כל
האיקונים בסרגל כלים.
ניתן להזיז את סרגלי הכלים ימינה ושמאלה על מנת
לקבוע שטח יחסי אותו יתפוש כל לחצן ואפשר כמובן
להחליט לעבוד עם מספר שורות של סרגלי כלים על
ידי גרירת אחד הסרגלים כלפי מטה.
אפשר גם להזיז את הכפתורים על סרגלי הכלים לשם
התאמה אישית שלהם.
לחץ על מקש ALT ובעודו לחוץ, גרור את הכפתור
למקום הרצוי.
הצגת הגופנים:
כשפותחים את תיבת הגלילה של הגופנים, מוצג סגנון הגופן, כפי שיראה המלל אם תחיל עליו את הגופן.
הפיכת שולחן העבודה לקל יותר לשימוש:
סגירה מהירה: להחזיק מקש alt לחץ יחד עם e ואז m
מעבר מהיר בין מסמכים/חוברות עבודה פתוחים
באמצעות מקש F6
שמירה בשם - באמצעות מקש F12
מעבר בין מסמכים פתוחים
כל מסמך פתוח מוצג בשורת המשימות של Windows.
אין צורך לעבור בין מסמכים פתוחים על ידי תפריט
"חלון", ניתן ללחוץ על הסמל המתאים בשורת
המשימות, וזאת בנוסף לדרכים המוכרות כגון
tab+alt או F6+ctrl
יצירת קיצורי דרך לפתיחה מהירה יותר
ניתן ליצור קיצורי דרך אל קבצים, תיקיות ודפי
אינטרנט באמצעות היפר-קישורים או התיקייה
"מועדפים".
ניתן להתאים אישית לחצנים בסרגלי הכלים של Office
כך שיקשרו לתוכן ספציפי לסביבת העבודה שלך ואל
משאבי האינטרנט בהם אתה משתמש לעיתים קרובות.
פתיחה ושמירה של מסמכי אופיס:
תיבות הדו-שיח פתיחה ושמירה עברו שינוי מהותי.
באמצעות תיבות הדו-שיח פתיחת קובץ ושמירת קובץ
המשופרות, ניתן לקבל גישה ליותר קבצים בו-זמנית
בכל התוכניות של Office.
סרגל "חפש ב:" משמש למעבר אל התיקיות והמיקומים
בהם נעשה שימוש לעיתים קרובות.
לחיצה על היסטוריה תציג 20 עד 50 המסמכים
והתיקיות האחרונים בהם נעשה שימוש, וכך נחסך זמן
שהיה נדרש לדפדוף בין ספריות שונות בהן
מאוחסנים מסמכים.
לחיצה על החץ הכחול אחורה כדי לחזור בקלות אל
הקבצים והתיקיות שנפתחו בעבר.
ניתן להשתמש במועדפים על מנת להגיע אל קבצים ודפי
אינטרנט שהוגדרו כמועדפים.
נוסף איקון "כלים" המאפשר חיפוש, מחיקת קובץ,
הדפסה ללא צורך בפתיחת המסמך ועוד.
נוסף איקון תצוגות המאפשר לקבוע את צורת הצגת
המסמכים.
אחרי שבחרת קובץ לפתיחה, שים לב לחץ הקטן שליד
הכפתור פתח. הוא יאפשר לך לבחור אם לפתוח את
הקובץ כרגיל, לפתוח אותו לקריאה בלבד או לפתוח
כעותק נפרד, קבצים במבנה מתאים ניתן לפתוח
ישירות לדפדפן.
תצוגה מקדימה של תוכן הקובץ
בהרבה מקרים שם הקובץ אינו מזהה בצורה טובה את
תוכנו, ומאחר ובמשך הזמן מצטברים עוד ועוד
מסמכים, קשה לפעמים לאתר מסמך רק על פי שמו.
יש מספר פתרונות אפשריים לבעיה זו:
* מתן שמות ארוכים, המסבירים בדיוק מה תוכן המסמך
(ולמי יש סבלנות לעשות זאת בכל שמירה).
* חלוקת הספרייה לספריות משנה על פי תחום,
ותת-תחום.
* הכנת אינדקס מסמכים במסמך נפרד, בו יינתן תיאור
לכל מסמך
** השיטה המומלצת: שימוש בתכונה "תצוגה מקדימה".
לפני שמירת המסמך, בתפריט "קובץ" יש לבחור
ב"מאפיינים"
תפתח תיבת דו-שיח:
בה יש לסמן את התיבה "שמור תמונת תצוגה מקדימה",
אשר ושמור המסמך.
מרגע זה, ניתן לראות את תוכן המסמך בשתי תצוגות
מקדימות:
האחת, והפחות יעילה היא תצוגה מקדימה דרך סייר
החלונות או "המחשב שלי".
אם במחשב מוגדרת "תצוגה מקדימה של דף אינטרנט",
(View-as Web page), אז בהצבעה על הקובץ- תופיע
בצד תצוגה מוקטנת של העמוד הראשון. (או השקף
הראשון בפאואר פוינט).
אבל, זוהי תצוגה מאד קטנה, ולא תמיד ניתן לקרוא
את תוכנה.
הדרך השנייה היא דרך תפריט "קובץ" "פתיחה" .ובחירה
בכפתור "תצוגות"
בו יש לבחור ב"תצוגה מקדימה".
בבחירת שם קובץ, יוצג תוכנו בחלון, וניתן לגלול
ולצפות גם בהמשכו, מבלי לפתוח אותו.
העכבר מקרב ומרחיק את התצוגה
ביישומי Office אנו יכולים להגדיל ולהקטין את
אזור התצוגה על-ידי:
בחירה באחוז ההגדלה או הקטנה בחלונית "מרחק
מתצוגה" שבסרגל הכלים,
(אפשר גם להקליד את הערך הרצוי בתוך תיבת המרחק
מהתצוגה ולהקיש על Enter ).
אולם הדרך המהירה ביותר להגדיל או להקטין את
התצוגה היא בעזרת העכבר, (המצויד בכפתור גלילה)
גלילת לחצן זה קדימה תוך לחיצה על המקש
Ctrl והחזקתו, תגדיל את הטקסט.
באופן דומה,
גלילה אחורה תקטין את התצוגה.
