עבודה משותפת על מסמך ב Office 2000:

מעקב אחר שינויים שנערכו במסמך

תאר לעצמך מצב בו מוחזר אליך אחרי מספר שבועות מסמך שכתבת, בצירוף הודעה בלשון: "ערכתי במסמך מספר שינויים, אנא בדוק אם הם נראים לך"

הבעייה במקרה כזה היא שאין אפשרות לזהות במסמך איזה חלקים נכתבו על ידך ואיזה על ידי האחר.

הבעייה מחמירה אם כחלק מהתיקון, עמיתך מחק קטע, שאתה רוצה שישאר במסמך.

אם מספר אנשי צוות עובדים על מסמך אחד, למשל כשרוצים להכין דו"ח מסכם שנתי, או בהגשת עבודה משותפת ע"י מספר אנשים, לרוב רוצים לעקוב אחרי השינויים שכל אחד מבצע במסמך הכתוב.

ניתן לעבוד על אותו מסמך (אבל לא באותו זמן) והתוכנה תשתמש בסימוני תיקוני מהדורות על מנת להצביע על השינויים שנעשו במסמך.

תוכנת word מכילה מנגנון משוכלל שמטפל בכל הקשור בשינויים במסמך,  התוכנה מסוגלת לסמן ולהציג תיקוני שינויים שנעשו במסמך, (סימון שמציג היכן במסמך התבצעו פעולות הוספה/ מחיקה / שינוי), וגם לאפשר בקרה על קבלת או דחיית השינויים הללו, וכך מנהל הצוות יכול לראות את כל מה שהציעו כל אנשי הצוות ולבחור איזה מהאפשרויות הוא מעדיף.

 

ניתן לעקוב אחר שינויים שנעשו במסמך באחת משתי דרכים: על-ידי סימון תיקוני המהדורה בזמן יצירתם, או על-ידי סימון תיקוני המהדורה בשלב מאוחר יותר, בעת השוואה של שתי גירסאות המסמך.

 

בכדי להורות לוורד לעקוב אחרי שינויים וכיצד תופענה פקודות מחיקה, הוספה ושינוי טקסט, יש צורך לוודא שהמשתמש מוגדר נכון, ושהגדרות מעקב השינויים נכונות.

כמובן שמעקב אחרי שינויים יכול להתאים גם למשתמש בודד שאינו ברשת, כי בסיכומו של דבר כולנו משנים מסמכים, אחרי כתיבת מסמך - מוסיפים מילה, מוחקים מילה אחרת. למחרת מגיעים למסקנה שזה עדיין לא זה ומבצעים שינויים נוספים, ובסיכומו של דבר מחליטים לחזור למה שהיה.

על מנת לדעת מה היה ומה השתנה אפשר להיעזר בתכונת מעקב אחרי שינויים.

 

הגדרת זיהוי המשתמש:

פתח בתפריט "כלים" את האופציה "אפשרויות" ובחר בלשונית "פרטי המשתמש"

וודא כי השם שמופיע הוא שמך.

הדבר חשוב במיוחד אם זהו מחשב שעליו עובדים מספר אנשים.

 

תיקוני עיצוב

אפשר לשנות את העיצוב, אבל,  Microsoft Word אינה מסמנת תיקוני עיצוב.

 

מעקב אחרי שינויים

פתח את המסמך שברצונך לתקן.

בכל אחד מהמחשבים בהם עובדים על המסמך יש להגדיר:

כלים –-> עקוב אחר שינויים –-> הארת שינויים,

מתקבל המסך הבא: בו יש לסמן את התיבה "עקוב אחרי שינויים בעת העריכה"

 

 

בצע את השינויים הרצויים במסמך על-ידי הוספה, מחיקה או העברה של טקסט או פריטי גרפיקה.

 

ישנן כמה צורות עבודה אפשריות:

      ×        בכדי לעקוב אחר שינויים מבלי להציג סימוני תיקון מהדורה על המסך,  בחר בתיבת הסימון עקוב אחר שינויים בעת העריכה ונקה את תיבת הסימון האר שינויים על המסך.

      ×        כדי לעקוב אחר שינויים מבלי להציג סימוני תיקון מהדורה במסמך המודפס, בחר בתיבת הסימון עקוב אחר שינויים בעת העריכה ונקה את תיבת הסימון האר שינויים במסמך המודפס.

      ×        אם רוצים לראות את השינויים בעת התהוותם יש לסמן גם את התיבה "האר שינויים על המסך"

 

מעקב אחרי שינויים יסמן, בצבע נפרד, תיקונים שעשה כל אחד מחברי הצוות במסמך.

זוהי פעולה מקבילה לסימון בקווים אדומים בדף נייר, לשם סימון שינויים שהתבצע לגביהם מעקב. לאחר שהמסמך נסקר, באפשרותך להציג את השינויים שנעשו על-ידי מחברים שונים — השינויים שביצע כל אחד מהכותבים מסומנים בצבע שונה.

אפשרויות הסימון השונות הן:

קביעת צבע, ובנוסף: ללא קו תחתון, או קו תחתון או קו תחתון כפול, או נטוי או מודגש, אם קובעים "ללא" התוכנה תסמן רק צבע.

בתיבת הצבע ניתן לבחור צבע אחיד, ואז כל התיקונים במסמך, עד בחירת צבע אחר,  יוצגו בצבע שנבחר, ואפשר לקבוע "לפי המחבר" ואז התוכנה תשתמש בשמונה צבעים לפי סדר, עבור שמונת המחברים הראשונים, אם יש יותר משמונה, התוכנה תחזור על סדר הצבעים עבור כל שמונה מחברים נוספים.

כדי להקצות צבע מסויים לעצמך, לחץ על אפשרויות בתפריט כלים ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה מעקב אחר שינויים. בתיבות צבע, לחץ על הצבע בו ברצונך להציג את השינויים המוצעים על-ידך.

 

טקסט שנמחק, אפשר לקבוע שיסומן ע"י קו חוצה, או להסתירו.

אבל עדיין ניתן לבקש להציג את הטקסט המחוק ע"י סקירת גירסאות.

על מנת לפשט את הבדיקה,

בזמן שמעקב אחרי שינויים מופעל, התוכנה מסמנת כל שורה שהתבצע בה שינוי ע"י סימון קו אנכי בשולי העמוד.

 

חבר צוות שערך שינוי במסמך מזוהה באמצעות שם או ראשי תיבות   עם הנחת מצביע העכבר על שינוי, מציג Word בתוך מסגרת את שם הכותב, תאריך ושעת השינוי וסוג השינוי – לדוגמא

אם פרטי הכותב אינם מופיעים מעל לשינוי, בתפריט כלים לחץ על אפשרויות, לחץ על הלשונית תצוגה ולאחר מכן סמן את תיבת הסימון תיאורי מסך.

אם מופיע משהו בנוסף לראשי התיבות של הכותב (לדוגמה, "ראשי תיבות1"), ייתכן שהכותב לא הזדהה בכרטיסיה פרטי המשתמש. יש לבקש מכל חברי הצוות להוסיף את ראשי התיבות שלהם כך שראשי התיבות יופיעו מעל שינויים מוצעים ובהערות.

 

לבדיקה היכן מסתיימים השינויים של בודק אחד ומתחילים השינויים של הבודק הבא   לחץ בדיוק לפני השינויים ולאחר מכן לחץ על השינוי הבא בסרגל הכלים סקירה. השינוי כולו מואר על-ידי Word. להצגת מידע הבודק, לחץ על המסמך ולאחר מכן הנח את המצביע על השינוי.

 

הגדרת העיצוב בו משתמשת התוכנה לסימון שינויים:

יש לבחור בתפריט כלים --> אפשרויות --> לשונית "מעקב אחר שינויים"

ולוודא שההגדרות מותאמות לדרך העבודה שנקבעה.

 

 

 

 

 

מעקב אחרי שינויים

הדרך המהרה ביותר לעקוב אחרי שינויים במסמך היא לחיצה כפולה על מקש TRK  שבשורת המצב שמתחת למסמך.

אם סרגל סקירה מוצג – לחץ על המקש עקוב אחר שינויים.

מכאן והלאה התוכנה תעקוב אחרי השינויים שמסמך, ואם תסמן את האר שינויים על המסך – תראה את השינויים בעת התהוותם.

 

אם אינך מצליח לבטל את האפשרות מעקב אחר שינויים.

בסרגל הכלים סקירה, לחץ על לחצן עקוב אחר שינויים כך שלא יהיה לחוץ.

אם לחצן עקוב אחר שינויים אינו זמין, ייתכן שהמסמך מוגן בפני מעקב אחר שינויים. בתפריט כלים, לחץ על בטל הגנת מסמך. אם המסמך מוגן באמצעות סיסמה, עליך לדעת מהי לפני שתוכל לבטל את הגנת המסמך ואת האפשרות של מעקב אחר שינויים.

 

וודא שטקסט שמחקת אכן הוסר לחלוטין מהמסמך, ואינו בר קריאה ע"י אחרים

בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות, לחיצה על הלשונית שמירה,

סמן את התיבה "צור תמיד עותק גיבוי", וודא כי אין סימון ליד אפשר שמירה מהירה.

הסיבה: אם שמרת מסמך כאשר תיבת הסימון אפשר שמירה מהירה מסומנת, ולאחר מכן פתחת את המסמך כקובץ טקסט, ייתכן שהמסמך מכיל מידע שמחקת קודם לכן.

הדבר מתרחש מאחר שהתכונה שמירה מהירה מצרפת את השינויים שביצעת לסוף המסמך, היא אינה כוללת את השינויים (כולל המידע שנמחק) בתוך המסמך עצמו. כדי להסיר לגמרי את המידע שנמחק מהמסמך:

1.     אם פתחת את המסמך כקובץ טקסט, סגור את קובץ הטקסט ופתח את המסמך כמסמך Word רגיל.

2.     בתפריט קובץ, לחץ על שמירה בשם ולאחר מכן לחץ על שמור.

 

אז מה עושים עם השינויים שבוצעו במסמך?

לאחר הצגת שינויים שהתבצע לגביהם מעקב, באפשרותך לקבל או לדחות כל שינוי. באפשרותך גם לבחור להציג או להסתיר שינויים שהתבצע לגביהם מעקב על המסך או במסמך המודפס באמצעות תיבת הדו-שיח הארת שינויים (בתפריט כלים,  בחר ב: "עקוב אחר שינויים" ולאחר מכן לחץ על הפקודה "הארת שינויים").

הערות

·       באפשרותך לשנות את הצבע ואפשרויות עיצוב אחרות בהן נעשה שימוש ב- Word לסימון טקסטים ופריטי גרפיקה שעברו שינוי.

·       אם לא סיימת לסקור את המסמך בפעם אחת, באפשרותך ליצור תזכורת ב- Microsoft Outlook. בסרגל הכלים סקירה, לחץ על צור משימה של Microsoft Outlook וקבע את התאריך ואת השעה בה ברצונך להמשיך את סקירת המסמך. Microsoft Outlook יכלול קיצור דרך למסמך זה בתיאור המשימה.

·        אם אתה משתמש בסימון שינויים ולאחר מכן שומר את המסמך שלך כדף אינטרנט, שינויים מסומנים יופיעו בדף האינטרנט שלך.

 

 

קבלת/דחיית שינויים שהוצעו באמצעות סימון שינויים

ישנן שתי דרכים לסקירת השינויים שבוצעו במסמך:

1.         שימוש בסרגל הכלים סקירה. תחילה ודא כי סימוני תיקון המהדורה מוצגים על המסך. בתפריט כלים, לחץ על עקוב אחר שינויים, לחץ על הארת שינויים ולאחר מכן בחר בתיבת הסימון האר שינויים על המסך.

2.         שימוש בתיבת הדו-שיח קבלה או דחייה של שינויים (תפריט כלים, תפריט משנה עקוב אחר שינויים, הפקודה קבלה או דחייה של שינויים).

עיצה: אם תפעיל תיאורי מסך, באפשרותך לראות מי ביצע כל שינוי על-ידי הצבת המצביע מעל השינוי המוצע.

 

אם התוכנה לא מאפשרת קבלת/דחיית שינויים:

אם לא נבחר טקסט ששונה או אם נקודת הכניסה אינה נמצאת לצד הטקסט ששונה, ייתכן שהלחצנים קבל שינוי ודחה שינוי (בסרגל סקירה) לא יהיו זמינים. ודא שבחרת את הטקסט שאת השינויים שלו ברצונך לקבל או לדחות.

אם לחצנים אלה עדיין אינם זמינים, או אם הלחצנים קבל הכל ודחה הכל עדיין אינם זמינים בתיבת הדו-שיח קבלה או דחייה של שינויים, ייתכן שהמסמך מוגן מפני שינויים שזוהו. באפשרות לקבל ולדחות שינויים על-ידי ביטול ההגנה על המסמך. בתפריט כלים, לחץ על בטל הגנת מסמך.