תוכנת word כוללת בתוכה שני מנגנוני
הערות.
הערה: ביאור (או סימון) שמחבר המסמך מוסיף למסמך.
1. הערה
מהסוג של הערת שוליים (או הערת סיום), המהווה חלק מתהליך כתיבת מסמך המכוונת לקורא
המסמך.
2. בעבודת
צוות על מסמך, הערה המיועדת לבודק העבודה, מוגדרת ע"י הוספה-הערה או באמצעות
סרגל הכלים סקירה.
הערות שוליים וסיום:
תוכנת word מאפשרת הוספת הערות שוליים
והערות סיום.
הערת שוליים מופיעה באותו עמוד בו
מוסיפים את ההפנייה להערה, (בתחתית העמוד) והערות סיום תופענה במרוכז בסוף המקטע
או בסוף המסמך.
התוכנה מאפשרת את מיספורן של ההערות.
הוספת הערות נועדה להוסיף ביאורים על
המסך, או להפנות למקורות ביבליוגרפיים..
הוספת הערה לקורא המסמך (הערת
שוליים או הערת סיום)
× בחר את הטקסט או את הפריט אליהם ברצונך להוסיף הערה, או לחץ על סוף הטקסט.
×
בתפריט הוספה בחר ב"הערת
שוליים", בחלון שנפתח ניתן לקבוע כי זו תהיה הערת סיום.
× הקלד את טקסט ההערה בתחתית המסך.
בתפריט "הוספה" בחר
ב"הערת שוליים", תופיעה תיבת הדו-שיח הערת שוליים והערת סיום, לחץ על הלחצן "אפשרויות",
תופיע תיבת דו-שיח
בלשונית "כל הערות השוליים" ניתן לשנות מספור של הערות שוליים,
ואילו בלשונית "כל הערות הסיום" ניתן לשנות מספור של הערות סיום.
אם
רוצים שהמספור יתחיל מחדש בכל מקטע צריך לסמן את השורה המתאימה, בהערות שוליים
ניתן לקבוע שהמספור יתחיל מחדש בכל עמוד, ניתן לקבוע את מיקום ההערות, תבנית המספר
מאפשרת מספור אלפא-בתי או בספרות רומיות במקום ספרות רגילות.
ואפשר
לקבוע שהמספור לא יתחיל ב 1 – אלא בכל מספר אחר.
אם מעבירים מסמך מודפס לחברי צוות
האמורים לעבוד עליו יחדיו, אחרי שהמסמך עובר בין הבודקים השונים הוא נראה כמו קיר
גרפיטי,
כל אחד מוסיף הערות בצבע שונה, מוסיף
מדבקות צבעוניות כי לא היה מספיק מקום לרשום את ההערה ולעיתים משדכים לדפים דפי
תוספת בהם רושמים את הראוי בעיני הבודק, וכל זה מבלי להזכיר את כתמי הקפה שנשפך על
המסמך.
לתוכנת word יש מנגנון אלגנטי יותר לבדיקת
מסמך ע"י מספר בודקים והוספת הערות במהלך הבדיקה.
גם כאן, כמו במציאות, מעבירים את המסמך
מבודק אחד לשני, רק כשסיים הראשון את עבודתו על המסמך.
× סמן את הטקסט או את הפריט אליהם ברצונך להוסיף הערה, או לחץ על סוף הטקסט, או במקום בו תרצה שתופיע ההערה.
×
בסרגל הכלים "סקירה" בחר
בפקודה "הוסף הערה". 
,
או בחר באפשרות "הערה" בתפריט "הוספה"
.
× בתחתית המסך תפתח תיבה כזו:
×
הקלד את טקסט ההערה בחלונית ההערה בתחתית
המסך.
× אחרי הוספת הערה, לחץ על סגור כדי לסגור את חלונית ההערה.
לאחר הוספת הערה, Word ממספר אותה ושומר אותה
בחלונית הערה נפרדת.
לאחר מכן Word מוסיף סימון הפניה להערה
במסמך ומוסיף הצללה בצבע צהוב בהיר לטקסט אליו מתייחסת ההערה. כמו בסימוני תיקוני
מהדורות, Word מבצע מעקב אחר סימוני ההפניה להערה של כל אחד מהבודקים בצבע שונה.
במקרה שכבר קיימות הערות קודמות למילה
זו – תופענה כולן, ואפשר, בעזרת החץ שליד "הערות מ" לסנן את ההערות, כך
שרק הערות של אדם מסויים תופענה.
ההערה מקבלת כראשי תיבות את ראשי התיבות
המוגדרים בפרטי המשתמש.
לבדיקה כי אלו אכן ראשי התיבות הנכונים,
ולשינוי במידת הצורך בחר בתפריט "כלים" "אפשרויות"
לשונית "פרטי המשתמש"
וודא כי ראשי התיבות מייצגים אותך, אם
לא – שנה את הכתוב.
בתפריט "כלים" לחץ על
"אפשרויות", בחר בלשונית "תצוגה" וסמן את התיבה "תיאורי
מסך"
הצב את סמן העכבר על הטקסט המוצלל בצהוב בהיר (במקרה של הערה
לבודק) או על המספר (במקרה של הערת שוליים/סיום)
ההערה (בהערה לבודק גם שם מחבר ההערה)
תופיע מעל הטקסט.
השתמש בלחצנים "ההערה
הבאה" או "ההערה הקודמת" שבסרגל "סריקה"
בכדי לדלג בין ההערות.
פתח חלון הערות על ידי לחיצה על לחצן
"ערוך הערה" שבסרגל הכלים, או לחץ עם מקש ימין של העכבר על ההערה
ובחר מהתפריט המקוצר באפשרות "ערוך הערה".
תוצג רשימת כל ההערות, אם תלחץ על הערה
בחלון ההערות, תוכנת word תציג בפניך את הטקסט אליו מתייחסת ההערה.
הצבע על ההערה ובחר בלחצן "מחק
הערה" שבסרגל הכלים סריקה או לחץ עם מקש ימין של העכבר על ההערה
ובחר באפשרות "מחק הערה" מהתפריט המקוצר
הערות תמחקנה גם אם הטקסט אליהן הן
משוייכות נמחק.
לאחר מחיקת הערה, שאר ההערות ממוספרות
מחדש באופן אוטומטי על-ידי Word.
אם ברשותך מערכת מצויידת בעט, באפשרותך להוסיף
הערת עט.
הערת עט מוגדרת כביאור ולכן לא תופיע
בחלונית הערה, והתוכנה לא תוסיף סימן הערה בחלון המסמך, הערה זו לרוב לא תודפס עם
המסמך.
הוספת לחצן להוספת פקודות עט:
× בתפריט כלים, לחץ על התאמה אישית ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה פקודות.
×
ברשימה קטגוריות, לחץ על הוספה.
×
גרור את הערת עט מהתיבה פקודות אל כל סרגל
כלים מוצג.
×
לחץ על הערת עט ולאחר מכן כתוב את ההערה
ישירות בחלון המסמך.
ניתן להקליט הערות קוליות אם המחשב כולל
כרטיס קול ומיקרופון
× בתפריט הוספה, לחץ על הערה.
×
אם אתה מוסיף גם הערות טקסט וגם הערות
קוליות, הקלד תחילה את הטקסט.
×
בחלונית ההערה, לחץ על "הוספת אובייקט
צלילי" 
× התוכנה תציג את החלון אובייקט צליל
× לחץ על הלחצן "הקלט" ולאחר מכן הקלט את ההערה הקולית.
×
בסיום – לחץ על הלחצן "עצור"
×
אם Word מציג הודעה השואלת האם ברצונך
לעדכן את אובייקט הצליל, לחץ על כן.
מעבד התמלילים Microsoft
Word מציג כל
הערה ואת שם הבודק שכתב את ההערה בתיאור מסך מעל הטקסט. אם לא מוצג תיאור מסך, לחץ
על אפשרויות בתפריט כלים, לחץ על הכרטיסייה תצוגה ולאחר מכן
בחר בתיבת הסימון תיאורי מסך תחת האפשרות הצג.
מעבד התמלילים Word מציע את הדרכים הבאות לסקירת
הערות במסמך:
|
יש לעשות: |
אם רוצים |
|
יש להניח את סמן העכבר על טקסט המסומן
בצבע בצהוב בהיר. |
שהערת טקסט תוצג על המסך (בתוך ריבוע
מוצלל) |
|
לחץ על ההערה הבאה בסרגל הכלים סקירה. |
להציג כל הערה ברצף |
|
לחץ על ההערה הקודמת בסרגל הכלים סקירה. |
להציג את ההערה הקודמת |
|
הצג את חלונית ההערות על-ידי לחיצה
כפולה על
סימון הערה, עליך לוודא קודם
לכן שסימון ההערה מוצג על-ידי לחיצה על אפשרויות בתפריט כלים, לחיצה על הכרטיסיה תצוגה ולאחר מכן בחירה בתיבת הסימון טקסט מוסתר). לחץ על שם הבודק בתיבה הערות מ בראש חלונית ההערות. |
להציג את הערותיו של בודק אחד |
|
לחץ על מעבר אל בתפריט עריכה. בתיבה עבור אל,
לחץ על הערה. בתיבה הזן שם בודק, לחץ על שם הבודק. לחץ על הבא עד שתמצא את ההערה הרצויה. |
למצוא הערה מסויימת |
|
בחלונית ההערות, לחץ פעמיים על סימן
הקול עבור ההערה שברצונך לשמוע. |
לשמוע הערה קולית
|
|
בתפריט קובץ, לחץ
על הדפסה.
לחץ על אפשרויות ולאחר מכן בחר
בתיבת הסימון
הערות. |
להדפיס את ההערות בזמן הדפסת המסמך |
|
בתפריט קובץ, לחץ
על הדפסה.
בתיבה הדפס את, לחץ
על הערות. |
להדפיס הערות בלבד במסמך |
