עבודה משותפת על מסמך באופיס 0002:

 

עבודה בגרסאות:

אחת האפשרויות לעבוד בצוות על מסמך היא להעבירו בין חברי הצוות, אבל מסמך כזה מתקמט, נקרע, ואף עלול ללכת לאיבוד.

מידע חשוב עלול ללכת לעיבוד עקב קיפול, קריעה, או שינוי שעושה אדם על גבי שינוי של קודמו.

פתרון אפשרי הוא עבודה בגרסאות.

ישנן מספר שיטות לעבודה בגרסאות:

1.         שמירה ידנית של גרסא:  בכל פעם שברצונך לשמור "צילום" של המסמך במצבו הנוכחי, אפשר לשמור גרסא של המסמך. לדוגמא: ניתן לשמור את הגרסא ששלחת לסקירה וגרסא נוספת לאחר שילוב שינויי הסקירה,

אבל פעולה זו לא יעילה משלושה טעמים – האחד – ריבוי גרסאות של אותו מסמך תופש מקום רב בדיסק,השניה – קשה לזכור מי עשה מה ומתי, בייחוד עם יש יותר מעשר גרסאות שונות לאותו מסמך, ולכל אחת שם שונה, והחשוב יותר – בגלל ריבוי השמות, עלולים לעבוד לא על הגרסא האחרונה העדכנית,

2.         שמירת המצב הנוכחי של מסמך באמצעות עבודה עם גרסאות, שימוש באפשרות זאת מאפשר מעקב ותיעוד התערבות בטקסט בתוך מסמך אחד.

האפשרות לראות את ההתפתחות בטקסט הנובעת מההתערבות, והאפשרות לבדוק מה היה סוג ההתערבות, מאפשרת הערכות לקראת התערבות נוספת במסמך.

האפשרות לראות את כל הטיוטות שנעשו למסמך, בתוך קובץ אחד, מייעלת את העבודה, הן לכותב והן לקורא העבודה.

 

אבל על מנת לראות שינויים שנעשו במסמך, יש לשמור כל פעם גרסת מסמך, בנוסף לשמירת מסמך.

אלו פעולות נפרדות, שיש לעשות את שתיהן בכדי לראות שינויי גרסאות, מבלי לאבד נתונים מהמסמך.

 

על מנת לשמור גרסת מסמך:

בתפריט קובץ, לחץ על גירסאות., מתקבלת תיבת דו-שיח,

 

 בה יש לסמן את התיבה "שמור גירסאות באופן אוטומטי בעת הסגירה".

לחץ על שמירה כעת, מתקבלת התיבה:

בתיבה שמירת גירסה, הקלד תיאור אודות הגרסא אותה אתה שומר.

מה היו השינויים העיקריים במסמך, או לכתוב בערכה על עבודת האחר.

בפעמים הבאות – ניתן להגיע לתיבה זו ישירות מסרגל הכלים סקירה   

במידה ועדיין לא שמרת את המסמך – התוכנה תפתח גם את תיבת הדו-שיח "שמירה בשם".

הערה   מאחר שאתה מאחסן בארכיון גרסאות של מסמך, אין באפשרותך לחזור ולשנות גרסא שמורה של מסמך. לפני שתוכל לשנות גרסא ישנה יותר, עליך לפתוח גרסא זו ולהשתמש בפקודה שמירה בשם כדי לשמור אותה כקובץ נפרד.

הערה: התוכנה מוסיפה את שם המשתמש כפי שמוגדר בפרטי המשתמש.

על מנת לשנות את פרטי המשתמש לפרטיך, בחר בתפריט כלים ב"אפשרויות" בלשונית "פרטי המשתמש" ומלא  את שמך בתיבת "שם"

 

אם סימנת את התיבה "שמור גירסה באופן אוטומטי בעת הסגירה", ונעשו שינויים במסמך מאז שמירת הגרסא האחרונה, התוכנה תיצור גרסא בסגירת המסמך, גרסא זו תסומן בשמך ובפרטים יופיע "גירסה אוטומטית"

הערה: תכונה זו אינה זמינה בעת שמירת מסמך כדף אינטרנט.

 

שמירת גרסא של מסמך כקובץ נפרד

אחרי שבמסמך יש כבר כמה גרסאות, רוצים לפעמים לשמור גרסא ספציפית של המסמך.

עושים זאת בעיקר כאשר שולחים למישהו את המסמך, ולא רוצים שיוכל לראות את התפתחותו ואת ההערות שהעירו חברי הקבוצה. או כשרוצים לשלוח גרסא מקורית או גרסא שאינה האחרונה.

מקרה אחר – אם רוצים לשמור שתי גרסאות על מנת להשוות ביניהן באמצעות השוואה בין גרסאות.

 

אם רוצים עותק של הגרסא האחרונה בלבד, או עותק של גרסא קודמת כלשהי.

בתפריט קובץ, לחץ על גרסאות.

לחץ על גרסת המסמך שברצונך לשמור כקובץ נפרד.

לחץ על פתח.

בתפריט קובץ, לחץ על שמירה בשם.

בתיבה שם הקובץ, הזן שם ולאחר מכן לחץ על שמור.

 

אם רוצים לראות את כל הגרסאות שנעשו למסמך, יש לבחור בתפריט "קובץ" "גרסאות", מתקבלת תיבה בה ניתן לראות את כל הגרסאות שנעשו לקובץ,

אם ההערה בכתובה אינה מוצגת במלואה, יש להקיש על הכפתור הצגת הערות ותיבת ההערה המסוימת תיפתח.

 

מעקב אחרי הגרסאות:

אם רוצים לראות את המסמך המקורי, או כל גרסא קודמת אחרת, בחר ב"קובץ" "גרסאות" בחר את הגרסא הראשונה מלמטה (או את הגרסא המבוקשת) ולחץ על "פתח", יוצג מסך חצוי, בו הגרסא הנוכחית בחלק העליון, והגרסא הקודמת בחלק התחתון

 

מחיקת גרסאות מיותרות:

במהלך העבודה עשויות להצטבר גרסאות ביניים שהופכות למיותרות, הן תופשות הרבה מקום ועלולות לבלבל, סמן את הגרסא המיותרת ולחץ על "מחק"

 

מניעת "חיטוט" ע"י אחרים:

אם הגדרת ש- Microsoft Word ישמור גרסא אחת או יותר של המסמך שלך באותו קובץ, גרסאות אלה יישמרו כמידע מוסתר במסמך, כך שתוכל לאחזר אותן מאוחר יותר.

מכיוון שגרסאות של מסמך זמינות גם עבור אחרים המעיינים בקובץ, ומכיוון שהן לא נשארות מוסתרות אם אתה או משתמש אחר שומרים את המסמך בתבנית אחרת, ייתכן שתרצה להסיר את הגרסאות לפני שיתוף המסמך.

בייחוד עם הגרסאות הקודמות כוללות הערות שהועברו בין חברי צוות.

אם ברצונך להשאיר את הגרסאות הקודמות, שמור את הגרסא הנוכחית כמסמך נפרד ולאחר מכן הפץ מסמך זה בלבד.

אם אינך מעוניין להשאיר את הגרסאות הקודמות, מחק את הגרסאות הבלתי רצויות ולאחר מכן הפץ את המסמך.