|
תוספת שימושית ל-Outlook 2003 היא היכולת לעשות סדר בדואר.
בתפריט כלים / ניקוי תיבת דואר, יש שני כלי חיפוש:
לפי תאריך = חפש פריטים שגילם עולה על
לפי נפח = חפש פריטים שגודלם עולה על
מי שמתעצל למחוק יגלה שברירות המחדל (הודעות בנות 90 יום ויותר, או בנפח 250KB
ומעלה) אופטימיות למדי.
ברוב פעולות הדואר ("השב", "השב לכולם" או "העבר") שורת הנושא מועתקת מההודעה
שקיבלנו להודעה החדשה (וחוסכת את הצורך לקלוד את הטקסט מחדש). בנוסף, שם הנמען
מצורף אוטומטית.
אפשר להסתמך על תכונה זו אם ברצונך לקבץ את כל ההודעות הקשורות לנושא מסוים ולצפות
בהן בנפרד. (גם אם ההודעות מפוזרות בכמה תיקיות).
בכדי לראות את ההיסטוריה של ההתכתבות. יש להוסיף ב"אאוטלוק" (XP) את הלחצן "הודעות
מקושרות" לסרגל הכלים.
בחר בתפריט באפשרות "תצוגה", "סרגלי כלים", "התאמה אישית", ובכרטיסיה "פקודות".
סמן ברשימת הקטגוריות את "פעולות", ומתוך רשימת הפקודות גרור בעזרת העכבר את
האפשרות "הודעות קשורות" אל סרגל כלים קיים, ושחרר את העכבר.
יתוסף לחצן חדש לסרגל הכלים, "הודעות קשורות".
הצב את הסמן על ההודעה הרצויה. לחץ על "הודעות קשורות", וכל ההודעות שמקושרות לנושא
ההודעה תופענה ברשימת תוצאות החיפוש.
המנגנון המובנה שכלול ב-Outlook 2003 יעזור לצמצם את המספר
והנפח של ההודעות המיותרות
אם המטרה היא צמצום נפח קובץ ה-PST, חפש לפי נפח.
חיפוש לפי תאריך שימושי בעיקר לצמצום מספר ההודעות.
החיפושים הללו פשוטים מכדי לעשות עבודה טובה באמת.
לכן היכנס לחלון כלים / חיפוש ובצע חיפוש יסודי.
על מנת לעשות זאת, יש לשנות את הגדרת החיפוש ("חפש:") מ"הודעות" ל"כל סוג של פריט
Outlook", שישנה את יעד החיפוש ל"תיקיות אישיות".
בנוסף, כנס לחוצץ אפשרויות נוספות והגדר את נפח ההודעה הרצוי, בחוצץ מתקדם ("הגדר
קריטריונים נוספים") בחר שדה / כל שדות הדואר / נשלח והגדר את הזמן לחיפוש.
אפשרות נוספת, פשוטה יותר, היא להשתמש בתיקיות החיפוש, הממוקמות בחלונית הניווט
שמשמאל, תחת הכותרת "כל תיקיות הדואר", או להגיע אליהן מהתפריט מעבר אל / תיקייה.
אלו תיקיות וירטואליות, ששומרות הגדרות מוכנות של חיפושים מתקדמים, ומאפשרות לצפות
בהודעות שתואמות את הפרמטרים.
התוכנה כוללת שלוש תיקיות חיפוש מוכנות: דואר גדול, דואר שלא נקרא ולהמשך טיפול.
כמו כל תיקייה, אפשר להציג את תוכנן, למיינו, ולבצע פעולות. כדי להגדיר תיקיות
חיפוש נוספות, בצעו קליק ימני על תיקיות חיפוש בעץ התיקיות, ובחרו תיקיית חיפוש
חדשה. לסיום, דחסו את התיקיות.
|
