סימון בדגלים (מעודכן לגרסת 2003)

צרוף דגל המשך טיפול להודעה

ב Outlook 2003 אפשר להוסיף דגל להודעה (נכנסת או יוצאת), מטרת הדגל היא לסמן לך משהו לגבי ההודעה, בדרך כלל הסימון יהיה סוג הטיפול שיש להמשיך ולטפל בהודעה זו.
למשל - התחברת לתיבת הדואר וקיבלת מספר הודעות, עברת על ההודעות והחלטת שיש הודעות שתרצה לקרוא מאוחר יותר, אחרי שתסיים לעבור על כל שאר ההודעות, או כשתתפנה.
הפתרון הוא: סמן את ההודעות הנבחרות בדגל לצורך תזכורת לעיון עתידי.
בנוסף, הדגל מאפשר לקבוע תזכורת להודעה עבור הנמען.

להגדרת דגל להודעה נכנסת:

ברשימת ההודעות סמן את ההודעה, בתפריט בחר ב"כלים" --> "המשך טיפול" ובחר בדגל המתאים.
או לחץ עם מקש ימין של העכבר על ההודעה, ובחר ב"המשך טיפול" ובחר בצבע הדגל.

פעולה זו תוסיף דגלון קטן המושך את תשומת הלב להודעה שתרצה להבליט.
(הסבר על צבעי הדגלים - בהמשך)

או- פתח את ההודעה, ולחץ על לחצן דגל הודעה , תופיע חלונית:

הדגל המוצע יהיה אדום, אבל אפשר לבחור צבע אחר.
(הסבר על קביעת זמן תזכורת - בהמשך)

שינוי צבע הדגל:

• סמן את ההודעה הרלוונטית,
• הבא את מצביע העכבר אל סמל הדגל
• בעזרת מקש ימין של העכבר בחר בצבע הרצוי.

משמעות הצבעים

כל אחד יכול לקבוע לעצמו משמעות שונה לצבעים, אני מתייחס לצבעים בצורה הבאה:

• אדום - (חם ולוהט) לפעולה מיידית.
• כחול (פושר) לפעולה, (כלומר זה חשוב אבל לא דחוף)
• צהוב - בהמתנה (לביצוע, אבל בעדיפות נמוכה)
• ירוק - דברים אישיים
• כתום - לקריאה (בדרך כלל טקסטים ארוכים ולא דחופים)
• סגול - כל השאר

להגדרת דגל להודעה יוצאת:

בחלון כתיבת ההודעה לחץ על לחצן דגל הודעה , תופיע חלונית:

בגרסה קודמת החלונית היתה

1. הוסף דגל עבור: בחר את סוג הטיפול מהרשימה הנפתחת. או, אם סוג הפעולה לא ברשימה, ניתן לקלוד טקסט חופשי.
2. תאריך היעד הוא:לחץ על לבחירת תאריך יעד מלוח התאריכים.

לסיום לחץ על אישור.

ההודעה תתקבל אצל הנמענים בצירוף דגל.
על מנת לדעת מהו סוג הטיפול הנדרש ומהו תאריך היעד, יש לפתוח את ההודעה והכיתוב יופיע בראשה. אם אין תאריך יעד, יוצג רק הכיתוב.
לאחר תאריך היעד, תתקבל אצל הנמען תזכורת על המשך הטיפול, וההודעה תוצג באדום.

הערה: ניתן לשנות את הגדרות התוכנה ולבטל את האופציה הזו, לכן אופציה זו פעילה בהתאם להגדרות המאפיינים של הנמען.

הוספת תזכורת להודעה המסומנת בדגל:

• סמן את ההודעה
• לחץ עם מקש ימין של העכבר מעל סמל הדגל
• בחר באפשרות "הוספת תזכורת..."
• בחלונית שנפתחה, בחר את סוג הפעולה מתוך הרשימה שנפתחה ליד "הוסף דגל עבור" (או כתוב טקסט חופשי),
• לחץ על החץ שליד "תאריך היעד", ובחר בתאריך הרצוי,
• בחר בשעה הרצויה (השדה שכרגע כתוב "ללא")
• ניתן לשנות את צבע הדגל
• לחץ על אישור

הצגת הודעות המסומנות בדגל:

בתיקיות החיפוש, פתח את התיקייה "להמשך טיפול".

ניתן לסדר את הקבצים שבתיקיה לפי סוג (צבע) הדגל:

לסיכום:

• עבודה קלה ומהירה בהפיכת דבר דואר לפעולה.
• יש לזכור מהן משמעויות הצבעים.
• יש לזכור להסתכל על תיבת להמשך טיפול, בכדי לטפל בדואר שהגדרנו לפעולה.