ספר הכתובות

בניית ספר כתובות:  (מעודכן לאופיס 2000)

ניתן להשתמש בפנקס הכתובות או בתיקיית אנשי הקשר.

דרך א:

או דרך התפריט: בחר בכלים --> פנקס כתובות, נפתחת תיבת דו שיח:

בתוך התיבה יופיעו כל כתובות הדואר שהוגדרו לתוכנה, להוספת כתובת חדשה - יש ללחוץ על כפתור new, ובתוכו על האפשרות .New Contact
מתקבל חלון properties, בו יש שבע לשוניות, לחץ על הלשונית name, מלא את כל הפרטים בהתאם לנותנים שברצונך למלא עבור לשאר הלשוניות, ובסיום לחץ על OK.
נוספה שורה עם הפרטים שהוספת.
בגרסאות ישנות של אאוטלוק - ספר הכתובות משותף לאאוטלוק ולאאוטלוק אקספרס, אם רוצים לעדכן אותו או להוציא ממנו אינפורמציה, אפשר להגיע אליו גם ישירות, לא דרך תוכנת הדואר.
לחץ על "start" ואז על  "run", כתוב wab ואשר. יוצג חלון בו יופיע ספר הכתובות עם רשימת אנשי הקשר.
מחלון זה אפשר לנהל את ספר הכתובות, לחיצה עם מקש ימין על רשימת השמות מציגה תפריט מקוצר, מתוכו אפשר לשלוח הודעה אל הנמען עליו מצביעים וכן להוסיף איש קשר חדש.

דרך ב' - באמצעות רשימת אנשי הקשר:

ברשימת התיקיות של האוטלוק לחץ על "אנשי קשר", תפתח רשימת כל אנשי הקשר המוגדרים כעת במחשב.
לחץ על חדש, תיפתח תיבת דו-שיח הוספת איש קשר חדש.
מלא את הפרטים ולחץ על "שמור וסגור"

 

שליחת דואר לנמען המופיע בספר הכתובות:

לחץ על הכפתור שכתוב עליו "אל"


ייפתח ספר הכתובות, ממנו אפשר לבחור את הנמען הרצוי, ולהגדיר האם הוא הנמען to, או מקבל העתק לידיעה cc, או מקבל עותק חסוי bcc.

בניית רשימת תפוצה

את אנשי הקשר ניתן לסווג לפי קטגוריות.
הדרך הפשוטה ביותר לעשות זאת היא לבחור מספר אנשי קשר בעזרת מקש Ctrl ואז לבחור עריכה/קטגוריות. כעת תוכל להוסיף אותן לאחת מהקטגוריות הקבועות מראש או ליצור קטגוריה חדשה לבחירתך. כדי להציג את אנשי הקשר לפי הקטגוריות אליהן הם שייכים. בחר תצוגה/תצוגה נוכחית / לפי קטגוריות.
דרך אחרת:
פתח את ספר הכתובות, לחץ על new ואז על new group, תן לקבוצה שם .
לחץ על select members, והעבר את השמות ששייכים לקבוצה.
משלוח הודעה לקבוצה - ישלח אותה אוטומטית לכל חבריה.